Як зробити участь у ярмарку, виставці ефективною

Виставки, ярмарки чи інші галузеві заходи в індустрії туризму– це дієві інструменти, якими  користуються усі провідні учасники ринку.

Дана публікація буде цікавою, як для тих, хто лише планує взяти участь у професійній, галузевій виставці чи ярмарку, так і для тих, хто вже має такий досвід. Сподіваємось, вона буде для вас цікавою, а ще раз проаналізувавши інформацію, ваша ефективність зросте до максимального рівня.

В цій публікації від «Школа сільського туризму», ви дізнаєтесь все, про те, як максимально ефективно використати події, для власного зростання:

• Як сформувати мету, задачі та цілі для участі у виставці, ярмарку, фестивалі
• Як планувати власну участь
• Де шукати інформацію про професійні та тематичні заходи
• Підсумки та аналіз результатів
• Подальші дії та плани

Ну й декілька практичних порад для продуктивної роботи власнику садиби.

Для когось, виставка, це звичайна маркетингова акція, для когось інвестиційні витрати, хтось просто хоче знайти нових партнерів чи збільшити продажі.

Але, якщо компанія лідер, позиціонує себе, як активний гравець на ринку, вона обов’язково повинна приймати участь у галузевих ярмарках та виставках, мінімально як відвідувач, максимально як експонент, партнер чи співорганізатор.

Постановка мети участі у подіях (ярмарки, виставки, форуми ітд).

Кожна садиба, підприємство має свою мету. Професійні відкриті, чи закриті масові заходи (виставки, ярмарки, конференції, форуми, презентації), це чудова нагода та можливість зібрати потрібну інформацію, якою потрібно максимально ефективно скористатись.

Щоб підготуватись, Вам потрібно провести підготовку та ретельно проаналізувати наявну інформацію, дати відповідь на питання – для чого Вам приймати участь у події. Якою буде Ваша роль? Які цілі Ви собі ставите? Що очікуєте?

Порада: чим  конкретніше мета, тим конкретнішим має бути плані дій по дням, годинам, з  бюджетом для участі, і тим нижчими мають бути непередбачені витрати.

Розглянемо цілі та задачі, які може поставити власник приватної садиби, від участі у події, а саме:

• вивчення конкурентів (Ви можете вивчати асортимент послуг та продуктів, які пропонують Ваші конкуренти, та партнери. Їх ціни, якість, споживчі характеристики конкуруючого продукту, чи послуги і т.п.);
• вивчення попиту (спілкуватись та почути, що пропонує та що хоче ринок, порівняти співвідношення якості і вартості представленої продукції, провести аналіз порожніх ніш на ринку);
• провести анонс, презентацію, представлення нових продуктів та послуг, та демонстрація переваг;
• провести вивчення нових технологій, які дозволять підвищити конкурентність садиби (наприклад технології онлайн маркетингу, smm);
• досягнути підвищення впізнаваності бренду (за рахунок більш глибокого контакту з потенційними партнерами, чи клієнтами);
• дати коментарі у медіа, тим самим досягнути ефекту присутності у ЗМІ
• розширити бази даних клієнтів, партнерів, прихильників (обмін візитками, домовленості про співпрацю);
• інші цілі, в залежності від діяльності

Як тільки мета участі у ярмарку, виставці визначена, слід оцінити та визначитись з Вашими можливостями. Якщо Ви готові вийти за межі області, регіону, країни, або навпаки, Ваш клієнт знаходиться за межами Вашого регіону, чи є у Вас можливість прийняти участь у відповідних заходах?

Проаналізуйте, чи планують бути Ваші потенційні партнери теж на виставці? зателефонуйте чи напишіть їм. Якщо так, то домовтесь про зустріч, якщо вони не будуть, то заплануйте з ними зустріч.

Порада: напишіть листа, чи зробіть публікацію на своєму сайті, блозі, сторінці у соціальних медіа. Повідомте Ваших партнерів, прихильників про те, що плануєте взяти участь у події (конкретно напишіть де, та в якому місті, коли, та запросіть їх для зустрічі). Цінуйте їх та свій час.

Перебуваючи на виставці, Ви можете визначити, чого саме не вистачає Вашій компанії, для виходу на новий ринок, чи на вищий рівень діяльності.

Планування участі у виставці

Про головні галузеві події: ярмарки, виставки, відомо як правило за рік, до їх проведення. То ж залежно від Вашої ролі (експонент, відвідувач)  рекомендується скласти детальний план участі, кошторис та готувати відповідний бюджет мінімально за 4-6 місяців до участі.

Чому такий термін? Це час, щоб виставити цілі, ретельно підготувати роз даткові матеріали, знайти виконавців замовлення, та бути готовим на момент участі.

Якщо, Ви плануєте брати в оренду виставкову площу, Вам необхідно уточнити в організаторів наступну інформацію:

• показники виставки: учасники, відвідувачі, очікування організаторів
• умови та вартість участі у виставці, ярмарку
• дізнатись про усі основні та побічні витрати (оренда меблів, світло та звук, страхування, зберігання, прокат обладнання і т д)
• реклама виставки (засоби реклами, кількість публікацій, інформаційні спонсори, умови та особливості взаємодії)
• чи можете об’єднати зусилля разом з партнерами? Які умови та бюджет.

В залежності від мети та умов участі, складання попереднього кошторису, можна почати підготовчу роботу, до безпосереднього візиту представника на виставку, ярмарку.

Участь в ярмарку, можна використати, як елемент лояльності ваших співробітників, на цьому слід наголошувати, та використати.

Для кращого планування участі, необхідно зібрати наступну інформацію:

• про ринок, конкурентів, потенційних учасників
• про ваших партнерів, які планують відвідати захід
• як краще використати Вашу участь у ярмарку, як цю подію просувати, рекламувати
• Що ви будете презентувати, пропонувати, з ким зустрічатись та про що говорити.

Участь у ярмарку чи виставці компанія може використати у власній рекламній кампанії, мінімально на сайті, у соціальних мережах, зробити розсилку листів партнерам (постачальники, покупці, агенти і т д), а в залежності від бюджету повідомити про це через медіа чи інші форми реклами. Через медіа простір, компанія може запросити потенційних партнерів чи клієнтів до зустрічі на стенді, чи на просторах виставки, ярмарку.

Попередня реєстрація учасника.  Як правило вона є завжди, це форма через сайт виставки. На вашу електронну пошту ви обов’язково маєте отримати підтвердження та довідкову інформацію. Маючи такий крок, Ви зекономите час на реєстрацію на вході до виставкової зали

Пам’ятайте, що Ви можете випереджати організаторів ярмарку з їх анонсами чи запрошеннями, адже, їх кампанія не буде зосереджуватись на конкретних учасниках, вони будуть рекламувати та інформувати про виставку загалом.

Список необхідних речей на виставки та ярмарки:

• Візитні картки
• Блокноти і папір для запису
• Ручки, олівці, маркери
• Степлер і антистеплер
• Липка стрічка (двостороння, одностороння)
• Ножиці і ніж для паперу
• Фірмові бланки, папки, конверти;
• Інформаційні та рекламні матеріали (каталоги, ліфлети, брошури, CD, прайс-листи, флешки, прес-релізи і т.д.)
• Сувеніри та подарунки
• іменні беджі для представників
• ноутбук, презентація фірми, продуктів чи послуг

Ще, подумайте про корпоративні елементи в одязі, які будуть Вас якісно виділяти на фоні інших учасників: краватка, хустка, капелюх, жилетка, значок та інше.

Порада: розробіть унікальну торгову пропозицію, яку Ви можете представити та поширити на виставці. Це може бути спеціальна ціна на послуги, для учасників виставки, з фіксованим терміном дії. Вона Вам допоможе розпочати ділову розмову, знайти потенційних партнерів та привернути увагу.

Подумайте про те, що Вам треба для успішної участі у ярмарках та виставках, плануйте Ваше матеріально-технічне оснащення, оформлення стенду заздалегідь.

Стенд, це Ваш простір, що не лише формує імідж, але й виступає майданчиком для перемовин та візитів з партнерами, потенційними клієнтами. Його зовнішній вигляд має відповідати цілям підприємства та відповідати запитам клієнтів.

Продумайте розташування стенду (попередньо дізнайтесь про мапу виставки та оцініть де будете Ви), спробуйте розмістити презентаційне обладнання, перевірте енергозабезпечення, дізнайтесь про графік роботи, охорону та інші зручності.

Дізнайтесь, де на території виставки Ви зможете скористатись паркінгом для авто, копіювальним апаратом, факсом, отримати доступ в Інтернет, замовити послуги перекладача, надрукувати поліграфічну продукцію і т.д. Це дозволить Вам відчувати себе впевнено і оперативно вирішувати Ваші задачі.

Дізнайтесь у організаторів, хто контактна особа від них, на випадок виникнення запитань та узгодження деталей (час заїзду, зберігання речей, світло).

Напередодні заходу, подумайте, про те, що Вам слід зробити, що взяти, з ким зустрітись, кого знайти та хто за що відповідає (квитки, оплата харчування, проживання).

Попередньо вивчіть програму та план заходів в рамках виставки. Оберіть ті заходи, що представляють для вас найбільший інтерес. Сплануйте Ваш час таким чином, щоб його вистачило і на роботу на стендах, і на ділову програму.

Якщо Ви вже знаєте, хто буде учасником та Вони є предметом Вашого інтересу – зв’яжіться з ними і узгодьте час і теми переговорів.

Участь у виставці і підведення підсумків

День виставки, це той коли можна зрозуміти, чи Ви все підготували та зробили вірно. Навіть, якщо Ви все запланували, завжди бувають непередбачувані обставини. Ще раз проведіть інструктаж з персоналом на стенді, від них залежить Ваш результат. Вони повинні знати про Ваш продукт все, уміти говорити, спілкуватись з клієнтами та продавати їм послуги. Заплануйте мінімально 5 хвилин на розмову з персоналом, що  допоможе виявити проблеми та знайти шлях їх вирішення.

Пам’ятайте про те, що у Вас є мета та ціль, від участі у виставці, ярмарку. Слідкуйте за тим, що питають відвідувачі, скільки часу проводять, що переглядають, що коментують. Фіксуйте все на носіях: папір, фото чи відео фіксація, диктофон. Обов’язково беріть інформацію про учасника: візитна картка, запис у книзі гостей. Робіть поділ гостей, в залежності від мети та обізнаності, наприклад: пошук інформації, потенційний замовник, конкурентна розвідка, випадковий гість.

Рекомендація. Обов’язково запросіть на Ваш стенд найважливіших партнерів, чи організаторів заходу, та миттєво зробіть поширення інформації з фото через соціальні сторінки компанії.

Після завершення будь якого заходу, заплануйте час на підсумки (день, тиждень), це той період, коли Ви максимально можете оцінити ефективність та порівняти з очікуваннями (візити, потенційні замовлення, реальні контракти, перспективні напрямки, підтвердження чи спростування потенційних проектів і т д).

Всім кому Ви пообіцяли вислати листа, прайс-лист, комерційні пропозиції, чи зробити дзвінок – зробіть це так, як і запланували.

Пам’ятайте, виставка, це реальне відображення ситуації на ринку, тому їх роль та значення постійно змінюється. То ж Ваші цілі та очікування повинні бути реалістичні та відповідати реальній ситуації.

Нам дуже цікавий Ваш досвід, запрошуємо до обговорення нижче під публікацією. Прохання залишіть Ваші думки та коментарі. Дякуємо за поширення інформації.